Escritórios de contabilidade passam por muitas dificuldades para lidar com os vários aplicativos tecnológicos e ferramentas disponíveis para ajudar o trabalho do contador. É comum que, uma vez ou outra, apresentem problemas, sendo necessário um suporte técnico que possa prestar o auxílio adequado.
Não importa que quem preste este serviço seja uma empresa terceirizada de Tecnologia da Informação (TI), uma equipe de TI ou um profissional de confiança. É preciso que sejam tecnicamente qualificados e, na maioria das vezes, certificados pelos fornecedores e fabricantes de TI. E é fundamental que entendam de empresas de contabilidade e suas funções.
O ambiente de TI de empresas desse tipo é semelhante a diversos outros. Ele necessita de rotinas de TI comuns, mas que se não forem executadas com qualidade e atenção, podem prejudicar todo o trabalho de contabilidade.
Sendo assim, seguem algumas dicas de soluções de TI que são fundamentais para melhorar as rotinas do setor de contabilidade de uma organização.
1. Soluções para segurança da informação
Todas as informações dos clientes são ativos muito preciosos para a contabilidade. Devem estar muito bem protegidos e de maneira constante:
- RAIS;
- Guias de impostos;
- SPED;
- Folhas de pagamento;
- E muitos outros documentos e informações.
Portanto, o prestador de serviços de TI precisa estruturar uma política de segurança cibernética acima do padrão, utilizando tanto estratégias, quanto softwares de qualidade.
Não adianta apenas usar um bom antivírus como forma de segurança. É preciso senhas fortes que protejam contra a entrada de invasores e ferramentas que monitorem o sistema 24 horas por dia e 7 dias por semana.
Essas ferramentas precisam, ainda, enviar um alerta, caso aconteçam comportamentos incomuns e tentativas suspeitas de acesso ao ambiente TI da empresa.
Outras soluções podem ser utilizadas, caso a empresa deseje aumentar ainda mais os níveis de segurança dos dados contábeis. São:
- Auditorias de segurança;
- Autenticação multifatorial;
- AntiSpam;
- Antivírus;
- Filtragem web;
- Firewall.
2. Soluções para backup
Qualquer tipo de empresa pode sofrer com:
- Quedas de energia;
- Falhas em equipamentos;
- Desastres naturais;
- Ataques cibernéticos;
- Erro humano.
Todos esses fatores podem ser responsáveis pela perda de informações. E para um escritório contábil, isso é terrível.
Por isso, é tão importante realizar um backup de todos os dados. Além do físico, feito nos servidores da empresa, também pode ser feito em nuvem. Essa é uma maneira muito mais econômica e segura para realizar o backup.
3. Soluções para mobilidade e produtividade
Hoje, as organizações têm à disposição várias ferramentas que as ajudam a ganharem mobilidade e produtividade, como os serviços de comunicação entre equipes e armazenamento em nuvem do Office 365, por exemplo.
Ferramentas online são fundamentais para assegurar que o trabalho não seja interrompido, mesmo quando os funcionários não estiverem no escritório. Poder acessar todos os aplicativos e arquivos pelo notebook ou celular de qualquer lugar, pode ser fundamental para cumprir prazos com flexibilidade.
Somos uma integradora de soluções cloud e serviços de TI para o segmento contábil, que tem como responsabilidades a infraestrutura local ou em nuvem, a segurança e o suporte aos colaboradores de nossas empresas parceiras.
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